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INDICE

 

·         INICIO_SESION

·         MENU_PRINCIPAL

·         AGENDA

·         ANULAR_CAMBIAR_CITA_ABSENTISMO

·         BLOQUEAR_AGENDA

·         CERRAR_SESION

·         COBRAR_SESION

·         CONFIGURAR_HORARIOS

·         AGENDA_WEB

 

·         DATOS_PACIENTES

·         SESION_CLINICA

·         OSTEO_DIAGNOSTIC

·         DIAGNOSTIC_ASSISTANT

·         DOCUMENTOS_IMAGENES

·         INFORME_PACIENTE

·         CERRAR_SESION

·         CONSULTAR_ALBARANES

·         CONSULTAR_FACTURAS

·         MARKETING

·         CONFIGURACION

·         SMS_AVISO_CITAS

·         MAIL_AVISO_CITAS

·         COPIAS_SEGURIDAD

 

 


MANUAL DE USUARIO SOFTWARE FISIO/OSTEO DIAGNOSTIC v4.0

 

 

  1. INICIO DE SESION

 

Debe introducir su nombre de usuario y su contraseña (primera vez usuario admin sin contraseña). Para cambiar la contraseña debe ir a la opción Configuración del menú principal y en el apartado Gestión de usuarios pulsar Cambiar contraseña.

 

 



 

  1. MENU PRINCIPAL

 

Desde este menú puede acceder a las opciones principales de la aplicación. Agenda, Pacientes, Marketing, Estadísticas, Asistente diagnóstico, Consultar albaranes, Consultar facturas, configuración, actualizar el software y cambiar el idioma.

 

 

 

 


3.   MODULO AGENDA

 

Desde este módulo podrá ver la agenda de su clínica para diferentes profesionales. En la vista a 1 día podrá ver en sola vista la agenda de todos los profesionales.

 

 

 

Las vistas a 5, 6, 7 días se visualizarán para cada profesional, en la parte izquierda tiene la lista de profesionales para poder seleccionar el que quiere visualizar.

 

También tiene la opción de generar un documento en formato PDF para poder imprimir la agenda o enviarla por email.

 

La opción SMS y MAIL le permiten enviar avisos de citas a los pacientes como recordatorio, selecciona la fecha para ver las citas de ese día selecciona los pacientes a avisar y pulsa el botón de envío.

 

En el módulo de configuración se explica cómo se configura el servicio de SMS y MAIL. El coste del envío de SMS y Mail’s no está incluido.

 

 

Para dar nuevas citas haga clic con el botón del ratón izquierdo en la hora que quiere dar la cita y se abrirá un menú desplegable, seleccione la opción “Nueva Cita”.

 

 

Se abrirá una ventana donde le indica la fecha de la cita, tipo de sesión, la hora de inicio y de fin (esta la puede cambiar), a continuación tiene que seleccionar el paciente.

 

 

1.   PACIENTE NUEVO: Si tiene un paciente nuevo puede dar una cita rápida. Para ello haga clic en Paciente nuevo, y se abre otra ventana donde sólo tiene que introducir el nombre, 1º apellido y teléfono del paciente. Para introducir más datos lo puede hacer cuando venga el paciente a consulta.

 

2.   PACIENTE ANTIGUO: Realice clic sobre la letra por la que empieza el 1º apellido, o busque por apellidos, o por nombre y haga clic en el paciente. Luego haga clic en Guardar cita.

 

También existe la opción de crear varias citas para un paciente, haga clic en Crear varias citas, seleccione el intervalo de fechas, que días de la semana y el horario de las citas para cada día. Busque el paciente y pulse Guardar Varias citas

 

 

 

ANULAR O CAMBIAR CITA O ABSENTISMO

 

Haga clic sobre el nombre del paciente que quiere cambiar y se abrirá el menú desplegable. Realice clic sobre la opción que quiera: Modificar o Anular Cita (elimina la cita) o Absentismo (la cita queda guardada con este estado y en color rojo).

 

 

BLOQUEAR AGENDA

 

Haga clic en la opción Bloquear agenda y le aparecerá la siguiente ventana donde puede definir hasta qué hora se marca el bloqueo de agenda, el motivo (observaciones) y el color de visualización en la agenda.

 

 

 

CERRAR SESION

 

Cambiará el estado de la sesión y el color sin necesidad de visualizar el historial clínico.

 

COBRAR SESION

 

Esta opción está explicada en la opción CERRAR SESION desde la pantalla del historial clínico.

 

CONFIGURAR HORARIOS

 

Seleccione el profesional y después pulse el botón Configurar Horarios, se abrirá una ventana donde puede definir el horario del profesional y el tiempo por defecto de visita para cada cita.

 

 

 

A parte puede acceder a los datos de los profesionales. Para modificar los datos de un profesional pulse el botón modificar  de la barra superior, cambie los datos y puse el botón. Para añadir un nuevo profesional pulse el botón. Los campos con fondo azul son campos seleccionables, sitúe el cursor en el campo y pulse la tecla ENTER de su teclado, se abrirá otra ventana con los posibles valores a seleccionar, realice doble clic en el valor seleccionado.

 

 

AGENDA WEB (para que esta opción funcione tiene que tener conexión a Internet)

 

Desde esta opción podrá enviar citas a la Agenda Web u obtener citas desde la Agenda We. Existen dos indicadores si está conectado al servidor Web y si existen citas nueva pendientes de descargar en la Agenda Web.

 

Pulsando el botón Enviar citas a Web borra todos los datos que haya en el servidor web y envía todos los datos de sus citas actuales.

 

Pulsando el botón Obtener citas desde Web descarga los datos nuevos que haya en el servidor web a la agenda de su ordenador.

 

La opción Activar contraseña Web se utiliza para cambiar su contraseña, antes de realizar esta acción nos tiene que mandar por email la solicitud de cambio de contraseña.

 

Y por último la opción Conectar servidor Web se utiliza para reintentar la conexión con el servidor Web.

 


4. DATOS DE LOS PACIENTES

 

La ficha del paciente incluye todos los datos de este y existen dos tipos de propiedades las de tipo texto como el nombre, apellidos, dirección,… y las propiedades de tipo desplegable donde existe una lista donde seleccionar el dato como la población, mutuas y formas de pago.

 

 

Para añadir una nueva población debe pulsar el botón  y se abrirá la siguiente ventana visualizando todas las poblaciones existentes:

 

 

A continuación pulse el botón  de la barra superior y introduzca los datos de la población y el código postal, en el caso de la provincia como es un campo de color azul (campo de selección) haga clic en este campo y pulse la tecla INTRO (RETURN) y a continuación se abrirá otra ventana con las provincias que tiene el sistema y seleccione la provincia con el ratón realizando doble clic.

 

 

Para cambiar una provincia de una población, pulse el botón modificar  de la barra superior, borre la provincia que haya seleccionada y pulse la tecla INTRO (RETURN) para seleccionar otra provincia.

 

En la parte superior de la ventana de los pacientes existen dos pestañas Datos Paciente y sesiones en esta última podemos ver todas la sesiones del paciente y en qué estado están, la cantidad económica pendiente de cobro, total facturado, y también podrá ver sesiones, cobrar sesiones, imprimir facturas y albaranes, y traspasar datos a otro pacientes.

 


3.   MODULO DE SESION CLINICA (Iniciar Sesión)

 

Si el paciente es su primera sesión o no tiene ningún tratamiento iniciado, se abrirá una ventana donde debe seleccionar lo siguiente:

 

1.   METODO DE VALORACIÓN: seleccione el método con el que va a valorar la evolución del paciente.

2.   LADO: seleccione el lado lesionado.

3.   MOTIVO DE CONSULTA: seleccione la región donde le duele al paciente y/o que va a tratar.

 

También puede añadir nuevos motivos de consultas pulsando el botón  y para eliminar pulse el botón .

 

Para ordenar alfabéticamente los motivos de consulta pulse el botón

 

Y pulsar el botón Aceptar.

 

 

Al realizar esta acción, le aparecerá la ventana principal de la sesión clínica y en el cuadro de Región en Tratamiento la región que seleccionó con la fecha de la cita.

 

Cada vez que le de cita a este paciente le aparecerá una nueva fecha colgando de la región del cuerpo humano seleccionada.

 

 

La ventana principal de la sesión clínica se compone de diferentes apartados:

 

Datos del paciente: desde este apartado puede acceder a la ficha del paciente.

 

Historial Médico: Pulsando el botón + podrá seleccionar diferentes elementos.

 

Historial Paciente: En este apartado se visualiza las regiones de cuerpo tratadas anteriormente en otras sesiones. Con el botón reabrir puede volver a tratar esta región conservando todo el historial introducido.

 

Motivo de consulta: En este apartado se visualiza las regiones en tratamiento del paciente visualizando todas las fechas de las sesiones. Haciendo clic en las fecha podrá visualizar los datos como estaban en la fecha en concreto. Con el botón + y – puede añadir o quitar regiones en tratamiento. Para finalizar una región en tratamiento debe pulsar el botón Cerrar Motivo Consulta y esta región pasará al apartado Historial del Paciente.

 

Anamnesis: En este apartado se visualizan las anamnesis seleccionadas para el cuerpo región y fecha activa en ese momento. Para seleccionar anamnesis debe pulsar el botón + y se abrirá una ventana con estructura de árbol para seleccionar. Haga clic en cada anamnesis  que desee seleccionar.

 

Para añadir una anamnesis pulse el botón Nueva Anamnesis introduzca la nueva descripción y a que tipo pertenece.

 

 

También puede introducir comentarios libres para la Anamnesis.

 

Exploración (TEST): En este apartado se visualizan los tests seleccionados para el cuerpo región y fecha activa en ese momento.

 

Para seleccionar tests debe pulsar el botón + y se abrirá una ventana con estructura de árbol para seleccionar. Haga clic en el diagnóstico a seleccionar  y cada test  que desee seleccionar.

 

 

Para añadir un nuevo diagnóstico pulse el botón Nuevo Diagnóstico e introduzca la descripción.

 

Para añadir un nuevo test seleccione el diagnóstico al cual está relacionado y pulse el botón Nuevo Test e introduzca la descripción.

 

Puede eliminar tests y diagnósticos introducidos por el usuario.

 

Diagnósticos y sus Tratamientos: En este apartado se visualizan los diagnósticos y los test seleccionados para el cuerpo región y fecha activa en ese momento.

 

También puede introducir comentarios libres para los Tests y diagnósticos.

 

Para añadir tratamientos seleccione un diagnóstico y pulse el botón + se abrirá un ventana donde puede seleccionar los tratamientos para el diagnóstico activo.

 

 

También puede introducir comentarios libres para el tratamiento.

 

Observaciones: En este apartado se visualizan las observaciones libres introducidas por el especialista, ordenadas por fechas descendentes.


 

Inspección: En este apartado dispone de tres funcionalidades: la inspección fisioterápica, la osteopática y la gráfica de la evolución del paciente.

 

 

 

Pulsando el botón de la lupa podrá acceder a la pantalla de la inspección en esta podrá marcar la zona de dolor del paciente y otros datos generales de la inspección del paciente

 

 

En esta pantalla podrá dibujar en la imagen con el ratón, añadir observaciones libres y también tiene la opción de seleccionar las inspecciones pulsando el botón +.

 

 

Seleccione las inspecciones realizas y pulse el botón Guardar.

 

OSTEO DIAGNOSTIC (ESTE MODULO SE ENCUENTRA SOLAMENTE EN LA VERSION OSTEO Y NO EN LA FISIO)

 

Osteo Diagnóstico: El diagnostico osteopático lo reflejamos en la pantalla “Osteodiagnostico”. Para ello haga clic en la pestaña “Osteodiagnostico” y verá la exploración del último día. Para modificarla haga clic sobre la lupa. Y se abrirá una pantalla con un esqueleto con puntos en las articulaciones.

 

 

En la pantalla de trabajo osteopática podrá indicar las lesiones osteopáticas que tiene el paciente y quedarán registradas agrupadas por estructural, craneal y visceral.

 

 

Haga clic en la articulación lesionada y se abrirá una ventana donde puede marcar la lesión osteopática.

 

 

Gráfica de la evolución: Para valorar la evolución de cada región del cuerpo. Haga clic sobre la patología a valorar. Y le aparecerá a la derecha el método de valoración elegido al principio de la sesión. Mueva el cursor de la barra numérica para variar el valor.

 

El sistema elabora una gráfica en función de estos datos, de forma automática.

 

 


 

BOTONES DE OPCIONES DE LA SESION:

 

 

CERRAR MOTIVO CONSULTA

 

Seleccionando esta opción puede establecer los resultados de los test a positivo o negativo haciendo clic y los diagnósticos si han sido satisfactorios o no satisfactorios.

 

 

DIAGNOSTIC ASSISTANT

 

Es un asistente de diagnostico seleccione la región del cuerpo a tratar y sus correspondientes anamnesis, y pulse el botón diagnosticar.

 

 

Y el sistema según los algoritmos de calculo y las anamnesis seleccionadas le indicará el diagnostico más probable.

 

 

 

DOCUMENTOS E IMAGENES

 

En esta opción podrá guardar en cada paciente imágenes, documentos en formato JPG o PDF. Con la lupa podrá ver la imagen con más detalle y añadir un comentario.

 

 


INFORME DEL PACIENTE

 

El sistema genera un informe del paciente con la información introducida en la sesión, previamente usted podrá cambiar y/o añadir cualquier dato al informe final antes de imprimir.

 

 

CERRAR SESION.

 

Cuando pulse esta opción el sistema le preguntara si quiere cobrar o facturar esta sesión. Si indica que si se abrirá la siguiente ventana de cobro y facturación. Si indica que no podrá cobrar la sesión desde la agenda haciendo clic con el ratón y seleccionando cobrar cita.

 

 

En el apartado Servicios podrá indicar los servicios a cobrar, añadir nuevos servicios.

 

En el apartado Facturación podrá indicar si la facturación es a particular o a mutua, la serie de facturación, la fecha de factura, y si imprime la factura.

 

En el apartado Cobro de la sesión podrá indicar para la gestión de cobro, si cobra o no cobra la sesión.

 

En el apartado Mutua podrá indicar la mutua a la que factura e introducir la autorización correspondiente.

 

Para finalizar tenemos el botón Albarán que crea el albarán y lo deja pendiente de facturar, y el botón Facturar que automáticamente crea el albarán y la factura de este albarán.

Esta es la vista previa de la factura:

 

       


4.   CONSULTAR ALBARANES

 

En esta ventana podrá visualizar entre fechas las sesiones pendientes de facturar, ver todas las sesiones, filtrar entre fechas, por cliente de factura, por forma de pago y por profesional.

 

Podrá consultar el total pendiente de cobro y el total cobrado, así como el número de sesiones, para un intervalo de fechas en concreto.

 

También podrá crear albaranes de la sesión, facturar albaranes, cobrar sesiones, imprimir albaranes, anular albaranes.

 

Para facturar un sesión marque la línea de la sesión o sesiones a facturar, seleccione la fecha de la factura y si agrupa todas la sesiones del mismo cliente en una única factura y pulse el botón facturar.

 

Cada línea de la lista indica la fecha la sesión, el albarán de la sesión, si esta cobrada, el total cobrado, la factura si está facturado, el cliente, la fecha de la factura, el profesional que la realizó y la forma de pago.

 

 


5.   CONSULTAR FACTURAS

 

En esta pantalla podrá consultar las facturas realizadas entre fechas de factura, por serie, por cliente de factura (particular o mutua), por número de factura.

 

Y podrá consultar el total facturado entre fechas. También podrá generar un documento en formato PDF con el resumen de facturar realizadas entre fechas para entregárselo al asesor contable, podrá cobrar facturas, anular facturas e imprimir facturas.

 

 

 

En los totales indica el número de sesiones realizadas, total cobrado, el total pendiente de cobro y el total facturado.

 

A parte tiene la opción de anular un albarán, anular una factura, cobrar una sesión e imprimir una factura.


6. ESTADISTICA

 

En esta pantalla podrá seleccionar un test y el sistema le indicará que tratamientos ha sido relacionado y si son positivos o negativos.

 

 

7.   MODULO MARKETING

 

Desde esta opción de MARKETING podrá realizar campañeas de promoción a través de mensajes cortos SMS, de correos electrónicos, generar etiquetas en papel o exporta direcciones de correo electrónico de sus pacientes.

 

Puede filtrar pacientes que no tengan citas en un intervalo de fecha en concreto o que si tengan citas por ejemplo en los últimos seis meses.

 

También podrá filtrar por población, o por si son hombre o mujeres, y también por los pacientes que tengan activada la publicidad SMS, mailing, aviso de cita SMS y EMAIL en su ficha de datos.

 

Con estos pacientes filtrados podrá imprimir etiquetas:

 

 

Con estos pacientes filtrados podrá enviarles SMS, configurando el mensaje tipo con los campos standard:

 

 

Con estos pacientes filtrados podrá enviarles EMAIL’S, configurando el mensaje tipo con los campos standard:

 

 

Con estos pacientes filtrados podrá exportar las direcciones de email para utilizarlas con otros programas:

 


8.   CONFIGURACION

 

Desde esta pantalla podrá cambiar los datos de la empresa (clínica), artículos (servicios que presta), mutuas, series de numeración, IVA, clientes fiscales, tipos de sesión y formas de pago.

 

También podrá realizar las copias de seguridad, cambiar el logotipo, registrar el software con una licencia legal, seleccionar la opción de visualizar impuestos en la factura y cambiar el % de retención

 

Gestión de usuarios

 

Desde esta opción podrá crear nuevos usuarios, eliminar usuarios, bloquear/desbloquear usuarios y cambiar contraseñas.

                                                                                                                            

Para crear un usuario tiene que seleccionar primero a que perfil pertenece:

 

·         Administración. Tiene acceso a todos las opciones, menos a los datos clínicos y la configuración.

·         Control Total. Tiene acceso a todas las opciones del programa

·         Profesional. Existen dos tipos el que solamente tiene acceso a su agenda y a sus sesiones clínicas y no puede acceder a configurar, ni a los datos de facturación, y el segundo tipo es igual pero tiene acceso a todas las agendas del resto de profesionales.

 

 

 

Configuración SMS Y AVISO DE CITAS

 

Debe contratar el servicio con el proveedor www.esendex.com, este proveedor le suministrará los datos user name, password y account.

 

Tiene un máximo de 160 caracteres para definir el mensaje tipo para el aviso de citas. Puede utilizar los siguientes campos para configurar su mensaje:

 

<DATE> (Fecha de la cita)

<TIME>  (Hora de la cita)

<NAME> (Nombre del paciente)

<SURNAME1> (Apellido 1 del paciente)

<SURNAME2> (Apellido 2 del paciente)

 

Mensaje ejemplo:

Le recordamos que tiene cita el día <DATE> a las <TIME>. Si no va a poder asistir llame al teléfono 9.......

 

Puede probar el mensaje introduciendo su número de móvil y pulsando el botón de enviar

 

 

Configuración E-MAIL Y AVISO DE CITAS

 

Puede configurar el nombre del remitente que es el campo clínica, el e-mail de la clínica, el servidor de correo saliente SMTP, el usuario y contraseña para este servidor SMTP (su proveedor de correo electrónico le facilitará estos datos).

 

Puede utilizar los siguientes campos para configurar su mensaje:

 

<DATE> (Fecha de la cita)

<TIME>  (Hora de la cita)

<NAME> (Nombre del paciente)

<SURNAME1> (Apellido 1 del paciente)

<SURNAME2> (Apellido 2 del paciente)

 

Mensaje ejemplo:

Le recordamos que tiene cita el día <DATE> a las <TIME>. Si no va a poder asistir llame al teléfono 9.......

Puede probar el envío de mensajes introduciendo e-mail y pulsando el botón de enviar

 

 

 

 

COPIAS DE SEGURIDAD

 

El programa guarda un registro de todas las copias de seguridad realizadas, a parte le avisa cada semana de que tiene que realizar la copia de seguridad.

 

Pulse el botón Realizar Copia le aparecerá una ventana con todo el historial de copias realizadas:

 

 

Pulse el botón Realizar Copia le aparecerá la ventana Guardar como de Windows para que le indique donde se va a realizar la copia de seguridad, el sistema creará una carpeta llamada BACKUP + FECHA (AÑO+MES+DIA) en la unidad que usted le indique de su equipo.

 

Recomendamos que las copias de seguridad se realicen en un dispositivo externo al equipo o servidor donde estén los datos. Por ejemplo una memoria externa USB, o un disco duro externo, o un servidor externo a las instalaciones de su clínica.

 

Asegúrese el tener una copia de seguridad fuera de sus instalaciones.

 

 

Esperamos que este manual le sirva de ayuda para entender el funcionamiento del software Fisio/Osteo Diagnostic. Para cualquier aclaración o sugerencia de mejora, nos lo puede comunicar a través de la siguiente dirección de correo electrónico info@sixthfinger.org

 

 

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